Již vícekrát jsem se setkal s požadavkem na převod textů z prezentace v PowerPointu do Wordu či jinam. Předně je otázkou, z jakého důvodu chceme tuto operaci provést, v zásadě to ale možné je. V návodu si ukážeme několik postupů, jak z prezentace zkopírovat veškerý text, případně i poznámky, obrázky a další prvky.
Videonávod
Přenesení textů z prezentace v PowerPointu
V případě, že máte v PowerPointu větší počet slidů a chcete z nich zkopírovat všechny texty (a pouze texty), určitě to nechcete provádět pomocí zkratek CTRL + C & CTRL + V a následného přepínání mezi okny přes ALT + TAB, i když i to je možnost.
Všechny texty z prezentace v PowerPointu do Wordu či jiného textového editoru zkopírovat lze, a to mnohem snadněji a bez specializovaných programů. Ukážeme si ty nejjednodušší postupy:
Upozornění: návod je psán pro PowerPoint ve verzi 2021, ale stejně lze postupovat i u mnohem starších verzí, zmíněné postupy se již léta zásadně nemění.
Kopírování textů z jednoduché prezentace
Je-li prezentace správně naformátována (má-li pouze hlavičky a odrážky), pak je postup velmi snadný:
V horní liště vybereme položku Zobrazení v následném výběru nástrojů u horní lišty zvolíme Zobrazení osnovy. V levé části prostředí PowerPointu se objeví nové okno (lišta) s osnovou prezentace.
V části s osnovou stačí kliknout na libovolné místo, následně zmáčknou kombinaci kláves CTRL + A (vybrat všechen obsah) a přes známou dvojici zkratek CTRL + C text zkopírovat, přepnout do požadovaného textového editoru (Wordu) a pomocí CTRL + V vložit tento obsah. Zkopírovaný obsah bude vyžadovat drobné úpravy, případně odebrání celého formátování, ale vloží se opravdu vše z osnovy.
Převod osnovy z prezentace do Wordu
Co znamená vše z osnovy? V osnově by měl být přítomen nadpis slidu, odrážky nebo jiný text z původního rozložení šablony. Naopak zde budou chybět vizuální i textově-vizuální prvky, jako jsou grafy, diagramy či SmartArt, bohužel i dodatečně vložená textová pole, vložené hypertextové odkazy však zůstanou – na rozdíl od následujících postupů – zachovány. Chybět budou i poznámky.
Kopírování formátovaných textů z prezentace
Možná trochu rychlejší a lepší alternativou je převedení prezentace rovnou do textového formátu .rtf Rich Text Format, což je univerzální textová přípona fungující i ve Wordu, takže takový soubor snadno spustíme v každém operačním systému.
Postup: V PowerPointu zmáčkneme zkratku CTRL + SHIFT + S nebo pomocí myši vybereme z nabídky v horní liště Soubor -> Uložit jako. Následně nastavíme cestu ke složce, do níž se soubor uloží a z nabídky „Uložit jako typ“ vybereme: Osnova/RTF (*.rtf). Soubor lze následně otevřít v libovolném textovém editoru.
Extrahování textu z prezentace pomocí převodu do .rtf formátu
Opět je třeba si trochu pohrát s formátováním a bohužel zůstává problém s absencí doplňkových textových bloků/grafických prvků, poznámek a dokonce i hypertextových odkazů. Výhodou je zachované formátování u uložených částí osnovy. V praxi to znamená, že zůstanou zachovány velikosti a řezy písma, v případě nestejného postupu u slajdů se však tato vlastnost může stát snadno nevýhodou (jiná velikost u každého nadpisu).
Nejjednodušší způsob kopírování textů z PowerPointu
Stejného cíle bychom dosáhli také trochu jednodušším způsobem, kdy nemusíme tolik řešit formátování prezentace.
Postup: V PowerPointu v horní liště vybereme tl. Soubor -> Exportovat -> Vytvořit podklady, znovu potvrdíme kliknutím na tl. Vytvořit podklady a z nového dialogového okna vybereme možnost Pouze osnova a potvrdíme stisknutím tl. OK.
Kopírování textu pomocí tvorby podkladů
Přenesení celé prezentace do Wordu
Chceme-li převést celou prezentaci do Wordu, tedy včetně doplňkových textových polí, grafických prvků, odkazů i poznámek, můžeme opět postupovat několika způsoby. Asi nejjednodušší by bylo držet se předchozího postupu:
V horní liště opět vybereme tl. Soubor -> Exportovat -> Vytvořit podklady, znovu potvrdíme kliknutím na tl. Vytvořit podklady, ale tentokrát vybereme jinou možnost, než osnovu, tedy buďto řazení prezentací s poznámkami (vedle sebe či pod sebou) nebo bez nich (prázdné řádky vedle sebe nebo pod sebou).
Podklady prezentace do Wordu – prezentace se chová jako needitovatelný objekt
Prezentace se následně vygeneruje ve Wordu, bohužel její hlavní část bude jen jako statický objekt, takže nebude editovatelná, což je nám povětšinou k ničemu. Chceme-li prezentaci dále editovat, musíme se porozhlédnout po jiném řešení.
Zkopírování celé prezentace do Wordu
Univerzální možnost, která se nemusí líbit všem, ale mně se zdá nejvhodnější, je převedení celé prezentace na dvakrát: Nejprve z formátu Powerpointu (.pptx) do PDF a následně do wordovského .docx.
Postup: V PowerPointu zmáčkneme zkratku CTRL + SHIFT + S nebo pomocí myši vybereme z nabídky v horní liště Soubor -> Uložit jako. Následně nastavíme cestu ke složce, do níž se soubor uloží a z nabídky „Uložit jako typ“ vybereme: Dokument PDF (*.pdf).
Převod prezentace PPTX do PDF souboru
Tip: Při výběru PDF dokumentu se pod lištou objeví tlačítko Možnosti kde lze nastavit, zda (ne)chceme i poznámky. Pokud o ně máme zájem, pak v části Položky určené k publikování vybereme z rolovací lišty místo položky Snímky možnost Poznámky. Vyexportuje se obojí. V této části lze nastavit i další možnosti, jako např. vybrat k exportu jen určitý počet snímků z prezentace.
Převod PDF do DOCX
Máme-tedy vytvořený pdf soubor, stačí jej převést do formátu Wordu (.docx). K tomu poslouží celá řada programů, osobně jsem si oblíbil Soda PDF (placený), ale za takový převod není nutné platit. Stačí do Google napsat „convert pdf to docx“ a hned na vás vyskočí několik webů (plných reklam), jež tuto operaci zvládnou.
Namátkou lze vybrat projekty:
I love PDF dostupný ZDE, kde stačí vložit soubor v pdf, počkat na konverzi a stáhnout ve formátu docx. Zdarma však umožňuje pouze 1 soubor za den.
Small PDF dostupný ZDE, obdobný postup, zdarma umožní převést 2 soubory/den.
a konečně pdf2doc dostupný ZDE, který v tuto chvíli není jinak limitovaný, než 20 dokumentů během jednoho použití (následně lze opakovat).
Převod pdf souboru do souboru docx (Word) pomocí online služby pdf2doc
Všechny služby zvládnou zároveň i další základní operace s formátem pdf, jako je jejich převod do dalších formátů, spojování či oddělování, přetáčení, atd.
Napsat komentář