Jak přesunout e-maily při přechodu na jiný hosting

Připravil jsem návod na převod všech e-mailů z konkrétního hostingu při přechodu na jiný. Ukážeme si, jak exportovat e-maily do použitelného formátu a ten pak nahrajeme na jiný hosting. Dále také, jak si vybrat pro import jen zprávy v určitém časovém rozsahu či jak vybrat konkrétní složky a zbytečně nepřevádět spam. Probereme také úskalí spojená s převodem.

Jak jsem přecházel na Blueboard hosting

Opět je to něco z praxe. Na jednom z webů přecházím na jiný hosting a potřebuji přesunout e-maily, kterých má poměrně hodně, na dvou e-mailových účtech je na 3 GB dat. V mém případě půjde o převod z hostingu u FORPSI k poskytovateli BLUEBOARD. Konkrétně BLUEBOARD umožňuje v administraci velmi snadný import e-mailů z jiného hostingu, pokud tedy využíváte protokol IMAP a ne POP3, takže to bylo raz dva. Co když ale takovou možnost mít nebudete?

Blueboard umožňuje import všech e-mailů z jiného IMAP serveru na jeden klik

Co když možnost importu mailů hosting přímo neumožňuje?

V případě, že tuto možnost Váš hosting neumožňuje, vůbec nezoufejte. E-maily můžete ze starého hostingu vyexportovat do vhodného formátu a pak zase následně nahrát tam, kam potřebujete. Opět zde platí, že uvedený postup je funkční pro protokol IMAP, málokdo však dnes využije POP3. Rozdíl mezi nimi si pro jistotu vysvětlíme.

IMAP

Protokol IMAP je dnes jednoznačně nejpoužívanější způsob přístupu k e-mailové schránce. Jeho výhodou je, že veškeré e-maily ponechává na serveru, a je tedy v reálném čase dostupný odkudkoliv. (Ne)výhoda: data ze serveru si sice může uživatel stáhnout k sobě a mít je také offline, ale pořád zůstává klíčovou situace na serveru: pokud totiž zprávu z jednoho zařízení „omylem“ smaže (a následně rovněž „omylem“ smaže zprávu z koše) vymaže se i na serveru = na všech ostatních zařízení se po synchronizace smaže rovněž.

POP3

Protokol POP3  je dnes zastaralý, ale stále používaný a v některých případech i vhodný. Jde-li Vám o to, mít zprávy pouze na jednom zařízení

(Ne)výhoda: Ze zmíněného jasně vyplývá, že je naprosto nezbytné data pravidelně zálohovat, abychom o ně nepřišli. V případě, že

Zálohování e-mailů

E-maily můžeme vyexportovat klidně i pomocí běžných poštovních klientů jako je Microsoft Outlook či Mozilla Thunderbird, je však třeba dbát na to, aby měly obecně použitelný formát, třeba s příponou .mbox, jinak je opět otevřete pouze v daném programu nebo musíte použít převodník. Pokud poštovního klienta nevyužíváte, čtěte dál.

Záloha e-mailů pomocí zdarma dostupné služby

Existuje řada programů, které zálohou e-mailů zvládnou. Mně se osvědčil MailStore Home Portable, na němž oceňuji, že je pro nekomerční (domácí) použití zdarma a navíc bez nutnosti instalace. Ovládání je intuitivní a pro mnohé je velké pozitivum, že je uživatelské prostředí přeloženo do češtiny.

Ukážeme si postup, jak zazálohovat a zase nahrát e-maily z jednoho serveru na druhý, aniž bychom přitom museli používat služby hostingů.

Postup:

1. Po spuštění MailStore Home Portable vybereme z nabídky možnost Archivovat e-maily.

2. V části E-mailový účet doporučuji nezadávat rovnou e-mail, ale kliknout na tl. Pokročilé a z kontextového menu vybrat E-mailová schránka IMAP.

3. V novém dialogovém okně zadáme e-mailovou adresu, hostitele (viz níže), přístup (zpravidla bude šifrovaný přes IMAP-TLS nebo IMAP-SSL). Dále zadáme uživatelské jméno, nejčastěji bude stejné jako e-mail (v některých případech bez části „@domena.cz“) a heslo. Nakonec zkusíme tlačítkem Test, zda se připojení povedlo. Pokud ne, zkontrolujte správnost údajů a vyzkoušejte změnit šifrování IMAP (položka přístup) na jinou hodnotu.

Problametickou může být položka hostitel. Zde potřebujeme znát krom zmiňovaných údajů take adresu poštovního serveru hostitele s protokolem IMAP. Nejčastěji bývá ve formátu imap.hosting.cz, kdy za hosting dosadíme daného poskytovatele, někdy to může být i mail.hosting.cz. Asi nejjednoduší je zadat do vyhledávače příkaz „HOSTING imap adresa“ a zcela jistě správnou adresu hostitele naleznete. Nabízím stručný seznam několika českých hostingů + poštovních serverů:

4. V další části můžeme vybrat, zda chceme archivovat všechny složky nebo jen vybrané (např. pouze odeslané. Taktéž zde lze určit, zda chceme archivovat pouze zprávy od-do vybraného data a nastavit časový limit spojení. Po vhodném nastavení vybereme tl. Dokončit.

Archivace e-mailů od určitého data nebo jen některé složky

5. Připravený mail se objeví v části „Profily“ a nám stačí pouze zadat tl. Spustit. Následně proběhne proces kopírování zpráv (všechna data zároveň zůstanou nezměněna na serveru), jehož délka trvání je závislá na počtu a velikosti zpráv.

Hotovo.

Stažené zprávy nyní nalezneme v dané služce, defaultně Můj archiv, v menu na levé straně. Tímto způsobem můžeme archivovat i další e-mailové schránky, jež se začnou řadit pod sebe.

Jak archivované zprávy naimportovat na nový hosting

Nyní nám zbývá uložené zprávy zase nahrát na nový hosting. Postup:

1. Z nabídky vlevo vybereme příslušnou složku (chceme-li zkopírovat jen část zpráv, tak vybereme dané podsložky) tak, že na ni klikneme pravým tl. myši a zvolíme možnost Exportovat do. Nyní můžeme celou schránku vyexportovat do některého z nabízených formátů. Chceme-li nahrát poštu rovnou na nový hosting, zvolíme možnost E-mailová schránka IMAP. Alternativou by bylo například uložení schránky do souboru PST – to kdybychom ji chtěli nahrát do poštovního klienta Outlook.

2. Postupujeme zase obdobně jako v bodu 2 v předchozí části: tedy vyplníme hostitele, přístup, jméno a heslo uživatele, ale pozor, tentokrát jde o údaje pro nový hosting. A zkontrolujeme Testem, že se podařilo se serverem spojit a údaje jsou v pořádku.

3. Nyní zbývá už jen nahrát data na server a zkontrolovat, že je vše v pořádku nahráno. Máme hotovo.

Upozornění na závěr (co s programem): E-maily, které vyexportujeme, zůstávají v souboru programu Mailstore, můžeme je tedy zároveň využít jako zálohu.